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Contenido
PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 4
MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 11
La Constitución Política de Colombia, como pilar de un Estado Social de Derecho, asegurando la justicia, la igualdad, el conocimiento y la libertad, en respeto de la dignidad humana, y en la
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prevalencia del interés general, garantizando los principios, derechos, y deberes, en un orden social justo; en su Artículo 15, instituyó los derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal, y familiar de cualquier ciudadano, así como el derecho a solicitar respecto a los datos personales, su actualización y su rectificación.
En desarrollo de los derechos constitucionalmente protegidos, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por los decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 1759 de 2016, y la Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio establecieron los principios rectores de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, y confidencialidad, aplicables a los datos registrados en cualquier base de datos de naturaleza pública o privada.
Las definiciones de los conceptos de autorización, base de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular, tratamiento, aviso de privacidad, dato público, datos sensibles, transparencia, y transmisión, se entenderán de acuerdo con lo señalado en las normas que regulan la materia.
Conforme a las disposiciones constitucionales del Articulo 44 de la Constitución Política, y las legales descritas en la Ley 1098 del 2006, y en especial de acuerdo con lo señalado en las normas que regulan la materia, respecto de los niños, niñas y adolescentes, se actuará, en pleno reconocimiento de sus derechos fundamentales, en especial su derecho a la intimidad.
La descrita Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se aplicará a todos los datos personales registrados en las bases de datos y/o archivos que sean objeto de tratamiento por el
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responsable del tratamiento, y se desarrolla en cumplimiento del Artículo 15° de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el literal K del Artículo 17° y literal F del Artículo 18° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y del Artículo 13° del Decreto 1377 de 2013.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable,
dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada,
ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o
encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
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Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable
En el desarrollo, interpretación y aplicación de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, se aplicarán, de manera integral, los siguientes principios rectores contemplados en la ley:
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alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales, está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de FECOLSOG, en los términos y condiciones recogidos en la misma y en la Ley.
De conformidad con el Artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular para el tratamiento de datos personales no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
En lo referente al tratamiento de datos sensibles, estos pueden desarrollarse cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin
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ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Acceder en forma gratuita a los datos personales proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido expresamente o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les dará a sus datos personales.
Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Los demás que le sean otorgados por la Constitución y la Ley.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Mediante la presente política de tratamiento de datos personales, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales, está consintiendo y autorizando el tratamiento de sus datos por parte FECOLSOG, en los términos, condiciones y finalidades recogidos en la misma, y en la Ley, y especialmente autoriza, el uso de los datos personales relativos sobre menores de edad, los captados mediante registros fílmicos, y cualquiera recolectados como datos biométricos y/o catalogados y definidos como datos sensibles.
La recolección, uso, circulación, supresión, y en general todo tratamiento de datos personales relativos a personas naturales y/o jurídicas, tiene como fin general el desarrollo de procesos administrativos, financieros, comerciales, contractuales, y demás actividades afines del objeto social de la FECOLSOG. Para tal efecto, se hará la solicitud de autorización al titular cuando se suministre los datos a terceros según el procedimiento descrito en la Ley, y de acuerdo con la finalidad que desarrolla la política aquí descrita en cumplimiento con la Constitución y la Ley.
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Para efectos del tratamiento de datos personales, se tienen entre otras las siguientes finalidades:
La información recolectada por FECOLSOG tiene como propósito permitir el desarrollo de su objeto así, como entidad gremial, así como de los mandatos de la Asamblea Nacional de delegados, de la Junta Directiva y de la Gerencia de la entidad.
De igual manera, FECOLSOG guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, tributaria, laboral y estatutaria.
La información sobre clientes, proveedores, miembros de los órganos de dirección y administración, empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener las relaciones de carácter laboral, civil, comercial y gremial.
La información sobre los miembros de la junta directiva y afiliados de las distintas Asociaciones de Obstetricia y Ginecología, médicos generales, enfermeras y demás profesionales de la salud se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias del objeto social de FECOLSOG, particularmente las relacionadas con el desarrollo, planeación y ejecución de actividades académicas,
educación continuada y realización de convenios tendientes al mejoramiento de las condiciones del ejercicio profesional de los ginecólogos y obstetras del país.
encuentre justificado en el interés superior de los menores.
Para el cumplimiento del Artículo 8° de la Ley 1581 del 2012, y de los Artículos 21° y 22° del Decreto 1377 de 2013, en referente al tratamiento de los datos personales, y el ejercicio de sus derechos, son legitimados en causa:
El Titular de los datos personales, quién deberá acreditar su identidad, suministrando siempre una copia de su documento de identidad.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar su calidad y/o autorización del titular para el ejercicio de representación de sus derechos, salvo los casos de incapacidad permanente y/o muerte del titular.
El representante legal y/o apoderado general del titular, previa acreditación de la representación y/o apoderamiento.
La autoridad competente.
La FEDERACIÓN COLOMBIANA DE OBSTETRICIA Y GINECOLOGÍA FECOLSOG, identificada
con el NIT No. 860.032.520-6., con domicilio y sede principal en la ciudad de Bogotá D.C., portal web https://www.fecolsog.org/; es responsable del tratamiento de los datos personales recibidos
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con ocasión del desarrollo de su objeto social designando a la señora Lucero Pachón o quien en sus veces haga de ella para la gestión de solicitudes.
El ciudadano en calidad de Titular de los datos personales de acuerdo con los derechos que le otorga la Ley, puede realizar peticiones a través de cualquiera de los canales de atención al ciudadano que tiene dispuestos FECOLSOG.
En las bases de datos de FECOLSOG se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil)., En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, FECOLSOG puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.
En las bases de datos de los miembros de las distintas Asociaciones de Obstetricia y Ginecología que conforman la entidad, empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral y del ejercicio de la medicina, enfermería y de la especialidad de la ginecología y obstetricia.
En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
El Titular de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar la información personal que repose y sea objeto de tratamiento por FECOLSOG, para ejercer sus derechos sobre los mismos. La consulta será gratuita de conformidad con el Artículo 21° de Decreto 1377 de 2013 en los siguientes eventos: i)-. Una vez cada mes calendario; ii)-. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para las consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, correrá a costo del titular, los gastos de envió, reproducción y demás contemplados en los términos y condiciones del inciso 3° ibídem.
Para cualquier petición sobre el tratamiento de los datos personales, el Titular, puede radicar su solicitud por escrito, la cual deberá contener, el nombre completo del titular, la descripción clara y precisa de la petición, la dirección de residencia y/o dirección electrónica donde requiere la notificación de respuesta, y los datos de teléfono fijo o móvil de contacto. Adicional, la petición deberá anexar copia del documento de identificación del titular o sus causahabientes, así como copia de los documentos acreditativos de la petición cuando así se requieran.
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La petición de consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar el reclamo pertinente de la siguiente forma:
El reclamo se formulará mediante solicitud por escrito, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de recibirse un reclamo, y no ser competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, informando de la situación de remisión del reclamo al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una Leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
De conformidad con los principios rectores de la Ley 1581 de 2012, FECOLSOG está comprometida con la seguridad y el tratamiento adecuado de los datos personales contenidos en sus activos de información; para ello utiliza, medidas técnicas, humanas y administrativas, evitando para la información en tratamiento, su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Adicionalmente, todos los funcionarios, contratistas, y/o proveedores se encuentran obligados con la confidencialidad de la información, y con la obligación de atender las políticas de tratamiento de datos personales, y en especial las contenidas en la Ley.
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FECOLSOG, se reserva el derecho de modificar en cualquier momento, sus políticas y procedimientos de tratamientos de datos personales. Para tal efecto, cualquier cambio en las políticas de tratamiento de datos personales, será publicado e informado en la página electrónica.
La política de tratamiento de datos personales cuya encargada es FECOLSOG, entra en vigor y rige a partir de su publicación en la página electrónica de la sociedad, y deroga todas las disposiciones contenidas en políticas anteriores que le sean contrarias.
La base de datos de personales que estará en la posesión de FECOLSOG, tendrá la vigencia de un periodo de 2 años esta podrá ser extendida o reducida según los intereses de la asociación.